Servizio di E_Procurement
(Gestione Materiale Economale)

In una situazione di mercato dove il contenimento e l’ottimizzazione dei costi rappresenta un obietti-vo imprescindibile per ogni Ente, la corretta gestione del materiale economale costituisce un ele-mento significativo per ottenere una significativa compressione dei costi. La soluzione di e-procurement, messa a disposizione degli Enti, è sviluppata completamente in outsourcing e comprende:

  • La gestione del ciclo attivo legate all’inserimento degli ordini da parte degli organi dell’Ente (sedi, settori, organi collegati, unità operative, centri di costo, ecc…).
  • La gestione del ciclo passivo legato all’inserimento degli ordini a fornitori e all’arrivo della merce.
  • La gestione la logistica delle spedizioni legate agli ordini degli organi dell’Ente.
  • La gestione delle scorte di magazzino per una corretta pianificazione degli acquisti.

Il ciclo attivo è stato sviluppato utilizzano le tecnologie della rete Internet per rendere più efficiente il processo di inserimento delle richieste e per rendere il servizio disponibile h24.

Il servizio offerto

front office

Richieste materiale
L’utente si connette via web e inserisce le richieste di materiale utilizzando una interfaccia semplice e guidata. Per ogni prodotto viene presentata l’immagine e una eventuale scheda tecnica. I prodotti scelti confluisco in un carrello virtuale che resta in attesa di una autorizzazione ed aggiornano in maniera interattiva il budget assegnato.

Validazione carrello e trasferimento al Back Office
I carrelli inseriti dagli utenti, prima di essere trasferiti alla gestione di Back Office, devono essere approvati da un responsabile d’ufficio (se richiesto). Automaticamente tutti i carrelli validati vengono trasferiti al servizio di Back Office per la loro evasione.

Modelli di analisi statistica
Utilizzando una piattaforma di Business Intelligence, l’utente autorizzato, in maniera autonoma, può analizzare il data base e generare dei modelli di analisi statistica secondo le proprie esigenze.

Back office

Gestione arrivo merci
ERP come ordini di acquisto. Alla consegna del materiale il sistema verifica la rispondenza della DDT con l’ordine, viene effettuato un controllo fisico quantitativo e qualitativo della merce, viene registrata la transazione sul sistema ERP e prodotta una registrazione di natura contabile che può essere utilizzata dall’Ente. La merce arrivata viene etichettata con bar Code e sistemata negli appositi scaffali.

Gestione scorte
La soluzione ERP consente di avere sempre sotto controllo le giacenze di magazzino, le disponibilità (giacenza + ordini fornitori – ordini clienti), la scorta minima ed il lotto di riordino.

Consegna materiale richiesto
Secondo un piano predefinito o in funzione dell’urgenza richiesta, il materiale viene prelevato, inserito in appositi contenitori e spedito utilizzando corrieri o con mezzi propri. La transazione viene registrato sul data base e l’utente ha la possibilità di consultare lo stato dell’ordine ed avere il tracking della spedizione. Le consegne verranno effettuate ad ogni unità operativa/ufficio richiedente.

I vantaggi

Gestione contratto acquisto cancelleria
La gestione logistica dei contratti dell’Ente vengono trasferiti all’outsourcer che ne curerà il controllo quantitativo e qualitativo fornendo all’Ente, se richiesto, anche una verifica economica, riducendo i costi del controllo del ciclo passivo (fatture di acquisto).

Riutilizzo locali
Esternalizzare il servizio di cancelleria consente all’Ente di riutilizzare spazi dedicandoli ad altre funzioni di tipo istituzionale (aree di accoglienza, uffici, ecc…)

Risparmio risorse umane
Le risorse umane dedicate al servizio saranno notevolmente ridotte e potranno essere utilizzate per altre attività. La consegna del materiale richiesto verrà effettuato direttamente all’unità operativa/ufficio richiedente e non implica il coinvolgimento di risorse dell’Ente.

Controllo dei consumi e risparmio
Il controllo dei consumi avviene sia sotto il profilo della quantità (es. una unità operativa di 5 persone può consumare 5 cucitrici, ecc..) che della congruità (un ufficio con stampante Epson non può ordinare una cartuccia per HP, ecc..). Queste due caratteristiche del servizio, unitamente al controllo di budget, consentono all’Ente di avere ipotesi di risparmio interessanti (15/20%).

Consegne veloci e pianificate
Organizzazione delle consegne pianificate per ridurre l’ingombro negli uffici. Ogni unità operativa/ ufficio potrà richiedere la consegna del materiale economale in funzione dei consumi stimati, evitando di occupare parte dell’ufficio per ospitare materiale in eccedenza rispetto al consumo medio di un periodo definito (es. mensile o bimensile). In caso di richieste urgenti, la consegna avverrà immediatamente.

Gestione budget
Il sistema consente di attribuire un budget all’unità operativa/ufficio e verificarne l’utilizzo. In caso di fuori budget, occorre una autorizzazione di un utente amministratore/controllore. L’unità operativa/ufficio ha il controllo in tempo reale del proprio consumo riferito al budget.