Servizi di Custodia Documentale

Ci prendiamo cura della tua memoria

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Le Amministrazioni Pubbliche producono una grande quantità di documenti, nel tempo diventa assai difficoltoso conservarli e soprattutto reperirli ai fini della consultazione. Da qui parte l’inadempienza e l’inefficacia degli Enti, per cui l’effetto si riverbera inevitabilmente sui cittadini. La problematica che si genera è di tipo logistico strutturale, vengono occupati parecchi locali che nascono come uffici e che si traducono in archivi temporanei e poi definitivi. A ciò aggiungiamo la completa inadempienza sotto il profilo della sicurezza:

     1) Incendio

     2) Allagamento

     3) Sisma

     4) Carico statico

     5) Privacy

Il servizio di custodia documentale comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.

Il servizio prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione ed archiviazione di documenti cartacei in originale, contempla inoltre lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento stesso, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, le attività di selezione e scarto della documentazione secondo la normativa vigente.

Servizi di Custodia Documentale

Decontaminazione, pulizia e spolveratura: Al fine di salvaguardare la documentazione da agenti biologici quali acari, insetti, muffe, batteri si eseguono, ove necessarie, attività di spolveratura e disinfestazione mediante l’ausilio di idonee attrezzature.

Analisi preliminare e censimento: Questo servizio è svolto da archivisti in grado di analizzare correttamente la documentazione. Dall’analisi preliminare scaturiranno i dati relativi alla consistenza e alle tipologie documentarie al fine di progettare l’intervento archivistico più idoneo alle esigenze del Cliente.

Condizionamento delle unità sciolte: In caso di materiale sciolto, si provvederà al condizionamento all’interno di faldoni. Su ogni faldone verrà applicata una etichetta contenente un bar code univoco che sarà abbinato, successivamente alla catalogazione, al contenuto del faldone.

Catalogazione e Classificazione. Il censimento archivistico consiste nella rilevazione dei dati quantitativi e qualitativi del patrimonio documentario. E’ effettuato da personale specializzato, nel rispetto dei principi archivistici, assegnando ad ogni unità la rispettiva voce di titolario e successivamente di massimario di scarto. La schedatura archivistica è effettuata impiegando un software web-based, facilmente personalizzabile sulle specifiche esigenze e richieste del Cliente.

Inscatolamento. Tutta la documentazione viene collocata all’ interno di appositi contenitori anti polvere, e trasportata presso i locali di deposito della Cisia Progetti. Sulle scatole e sui faldoni vengono apposte delle etichette con codice a barre che individuano in maniera univoca il contenuto e le coordinate logistiche.

 Prelievo della documentazione e trasporto. L’attività di prelievo e  trasporto consiste nel trasferimento delle scatole, precedentemente costituite, presso i locali di deposito di custodia,  con mezzi furgonati chiusi per garantire l’integrità della documentazione

Ubicazione e Custodia. Posizionamento delle scatole sugli scaffali all’ interno dell’archivio di deposito. A ciascuna scatola viene associato il relativo posizionamento che è così strutturato: Corridoio / Scaffale / Ripiano / Posizione. Le informazioni relative all’ubicazione vanno a popolare il data base.

Web Consulting: La banca dati costituita a seguito dell’attività di catalogazione, classificazione e ubicazione, è consultabile dagli utenti debitamente autorizzati e istruiti, attraverso il  software web-based.

Richiesta Documentazione: L’utente può effettuare le richieste della documentazione presente in archivio e chiederne la consegna in originale; la copia per immagini (PDF/TIF) trasmessa via e-mail o visualizzabile sulla piattaforma web e la consultazione presso la sede.

Supporto on line: Il servizio prevede il supporto on line del cliente durante l’orario di ufficio. L’utente può connettersi al numero verde e richiedere spiegazione di carattere applicativo o verificare lo status di una richiesta o di un reintegro.