Dematerializzazione e Digitalizzazione

L’eccessiva burocrazia della Pubblica Amministrazione è assimilata spesso con la “produzione inutile di docu-menti cartacei “(delibere, determine, pratiche amministrative e altro ancora). Perché lasciarli sulla carta?

Oggi le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili. La norma inoltre prescrive alla Pubblica Amministrazione sia la protocollazione informatica che la dematerializzazione dei documenti amministrativi. I benefici più evidenti vanno dal recupero dell’efficienza, al risparmio della carta e del materiale di consumo delle fotocopiatrici, alla maggiore velocità di trasferimento del documento digitalizzato, alla riduzione dei movimenti delle persone e conseguente riduzione dei costi. Non deve essere nemmeno dimenticata, tra i benefici, la tutela ambientale.

Oltre alla introduzione di sistemi di gestione documentale, l’Ente deve poter garantire la conservazione di tutti quei documenti che, per legge, devono essere conservati per sempre e che, con il tempo, possono degradare o subire danni da eventi calamitosi. Preservare i documenti garantendone la consultabilità nel tempo è molto spesso un’esigenza morale e culturale che costituiscono un dovere per l’Ente Pubblico.

La CISIA Progetti, nell’ambito delle attività legate alla gestione documentale nella sua completezza, dispone di soluzioni hardware, software e servizi in grado di soddisfare pienamente questa esigenza a costi estremamente contenuti e con un livello qualitativo d’eccellenza.

Il servizio offerto

Analisi di dettaglio dell’Archivio. Questa fase consiste nella individuazione del materiale documentale da digitalizzare sezionandolo per tipologia. Per ciascuna tipologia vengono definite le chiavi di indicizzazione che saranno utilizzate anche per la ricerca e consultazione. Normalizzazione. Spesso il materiale documentale da digitalizzare è organizzato in fascicoli e, all’interno di questi, da singoli fogli o da fogli spillati o incollati. La normalizzazione consiste nel togliere questi oggetti ottenendo un insieme omogeneo di singoli fogli. Qualora sia richiesta una scansione massiva, i documenti, siano essi fogli singoli che gruppi di fogli, sono divisi da un foglio contenente un bar code di separazione.

Creazione di un archivio ottico. Utilizzando soluzioni software avanzate (Vincent di SIAV) è scanner di elevate prestazioni, i documenti sono acquisito otticamente, utilizzando, ove richiesto, potenti motori di riconoscimento OCR.

Indicizzazione. Utilizzando la stessa piattaforma software (VINCENT), gli operatori abbinano alle immagini acquisite in precedenza, gli indici di catalogazione e ricerca secondo criteri definiti nella fase di “Analisi di Dettaglio dell’Archivio”. In presenza di informazioni interpretabili dal sistema OCR utilizzato, è possibile abbinare all’immagine anche questi dati.

Generazione di un supporto ottico. Su richiesta del cliente, viene generato e consegnato un supporto ottico (DVD) contenente tutte le immagini digitalizzate, gli indici generati e la piattaforma software di consultazione autoinstallante sulla infrastruttura elaborativa del cliente per la consultazione delle immagini.

Integrazione con Sistema Documentale. Su richiesta del cliente, le immagini e i metadati acquisiti, possono essere inviati al sistema documentale in uso. Per il gestione Archiflow di SIAV, questa integrazione è già stata realizzata.

I vantaggi

  1. La qualità del documento che rimane indelebile nel tempo.
  2. Il recupero dello spazio occupato.
  3. L’accesso ai documenti in modo sicuro e veloce (con controllo sugli accessi, sulle autorizzazioni, sul profilo dell’utente).
  4. La consultazione dei documenti svincolata dal luogo e dal tempo (unico vincolo la connessione ad Internet.
  5. La possibilità di fascicolare diversi documenti senza utilizzare fotocopie.
  6. La riduzione drastica dei canoni di manutenzione di fotocopiatrici e dei relativi materiali di consumo.
  7. Una maggiore sensibilità verso la sostenibilità ambientale e il rispetto delle politiche ecologiche.