Conservazione a norma
La conservazione dei documenti cartacei (o archiviazione e gestione fisica dei documenti aziendali) è il servizio che contempla tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale, in conformità alla normativa di legge e nel pieno rispetto di criteri di efficienza ed economicità.
Informazioni utili
La certificazione di processo ha la finalità e il compito di certificare che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico siano conformi agli originali da cui sono tratte, in quanto realizzate con procedimenti conformi nel rispetto della legislazione.
In tale servizio, il Notaio/Pubblico Ufficiale non autentica tutte le copie ottenute tramite il processo, ma certifica l’idoneità del processo a produrre copie conformi.
Tale servizio assicura alle copie digitali prodotte un forte livello di efficacia probatoria (valenza fino al disconoscimento).
La CISIA Progetti applica la certificazione di processo in tutte le lavorazioni, a prescindere che siano atte alla dematerializzazione a norma che, semplicemente, per una digitalizzazione dal cartaceo.
La normativa, nell’ottica di favorire la Digital Transformation in Italia, ha introdotto la possibilità di procedere con la dematerializzazione di documenti cartacei (o, in generale, documenti analogici) tramite un processo di acquisizione ottica certificato, volto ad assicurare che i documenti informatici prodotti abbiano contenuto e forma identici a quelli dei documenti analogici da cui vengono tratti.
Tale possibilità si aggiunge a quella del tradizionale raffronto dei documenti, inapplicabile su scala massiva.
Le copie per immagine su supporto informatico prodotte possono sostituire, ad ogni effetto di legge, gli originali analogici essendo idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente (artt. 22 e 23-ter Codice dell’Amministrazione Digitale).
Dematerializzazione con processo certificato
Il servizio prevede una serie di attività, nello specifico:
- Analisi della documentazione;
- Impostazione del processo di dematerializzazione e certificazione del processo;
- Attività di dematerializzazione;
- Verifica dei documenti digitali prodotti;
- Emissione dell’attestazione di risultato;
- Invio all’interno del Sistema di Conservazione digitale;
- Consultazione online della documentazione digitalizzata certificata.
gli altri servizi
dematerializzazione & digitalizzazione
custodia documenti cartacei
