dematerializzazione & digitalizzazione

CISIA Progetti assiste e supporta il Cliente nell’implementazione di sistemi e processi digitali in ottica paperless.
Grazie alle competenze specialistiche sviluppate, ed in particolare alla cultura archivistica alla base della qualità dei servizi professionali offerti dalla propria struttura, siamo in grado di supportare ogni tipo di Organizzazione, pubblica o privata, con servizi di consulenza organizzativa, normativa e tecnologica indirizzati alla trasformazione paperless.
Tale approccio è fondato sulla ricognizione dei requisiti imposti dalla normativa, interpretati in un’ottica archivistica, affinché ciascun processo e documento digitale prodotto sia aderente ai vincoli normativi di riferimento e possa massimizzare i benefici per il Cliente.

Descrizione del servizio

Il servizio professionale specialistico prevede:

• Analisi dei processi, basata sull’individuazione dei processi di business coinvolti, definizione dei requisiti, degli obiettivi e dei referenti operativi, nonché delle metodologie da adottare per la creazione di valore attraverso la realizzazione di processi paperless;
• Progettazione dei nuovi flussi ed identificazione degli interventi correttivi e/o migliorativi nel rispetto della compliance normativa, nazionale e di settore, in materia di gestione documentale paperless;
• Formulazione di soluzioni, tempi e costi, spesso basati sull’evoluzione di un sistema di gestione documentale e/o sistemi verticali di gestione delle informazioni e dei documenti;
• Implementazione e monitoraggio della soluzione individuata.

Vantaggi e benefici

I principali vantaggi e benefici, nel breve e lungo periodo, che si possono perseguire da una reingegnerizzazione dei propri flussi documentali basati su processi paperless sono:

• Riduzione dei rischi di perdita dei documenti e quindi delle informazioni in essi contenuti, anche attraverso la condivisione delle modalità e delle impostazioni di gestione dei documenti tra gli utenti coinvolti;
• Riduzione dei tempi e dei costi di ricerca e condivisione delle informazioni attraverso l’adozione di soluzioni e strategie che garantiscano il reperimento puntuale e veloce della documentazione e l’esatta collocazione dei documenti all’interno del flusso operativo;
• Certezza del dato registrato e ricercato attraverso l’adozione di un sistema di gestione dei documenti che garantisca l’autenticità e l’affidabilità delle informazioni;
• Agevolazione trattamento dei dati personali (GDPR – Regolamento UE 2016-679);
• Supporto alle attività di governance & compliance.”